Wujudkan Tata Kelola Arsip Surat yang Efektif dan Efisien, KPU Provinsi Kalimantan Tengah gunakan Aplikasi SIAP
Palangka Raya - Komisi Pemilihan Umum (KPU) Provinsi Kalimantan Tengah mengelar Rapat Koordinasi Pengarsipan BMN dan Tata Kelola Arsip Berbasis Aplikasi dengan mengundang operator yang mengelola arsip dari 14 KPU Kabupaten/Kota yang diadakan di Marimar Hotel, Rabu s.d Jumat (5/12/2018). Rapat Koordinasi ini dibuka dengan sambutan Kepala Bagian Keuangan Umum dan Logistik Ir.Ramly dalam hal ini mewakili Sekretaris KPU Provinsi Kalimantan Tengah yang berhalangan hadir. Kegiatan ini bertujuan untuk pengarsipan BMN dan tata kelola arsip berbasis aplikasi (SIAP) juga memberikan pembekalan mengenai tata naskah dinas KPU dan pengelolaan arsip aktif. Adapun tugas dan kewajiban tata kelola kearsipan diantaranya menyusun program kearsipan, membuat daftar arsip aktif, in aktif, arsip statis, dan arsip dinamis, melaksanakan penataan kearsipan dan dokumentasi dalam tahapan pemilu 2019 dan lain sebagainya.
Selain itu disampaikan juga materi mengenai Sistem Aplikasi Persuratan (SIAP). Sistem ini diterapkan guna mewujudkan tata kelola arsip surat yang lebih efektif dan efisien. Sebagaimana disampaikan oleh Kepala Bagian (Kabag) Tata Usaha Biro Umum KPU RI, Mela Indria, Sistem Aplikasi Persuratan atau SIAP ialah suatu sistem informasi pengelolaan data yang menyangkut pengumpulan surat masuk, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip surat yang berbasis komputer. “Sehingga arsip mampu dikelola dengan lebih efektif dan efisien,” ungkap Mela. Dengan menggunakan aplikasi yang menyimpan arsip surat secara digital ini, suatu instansi dapat dengan mudah mencari arsip surat, melakukan disposisi surat secara elekronik, memantau disposisi yang dikirim ke unit/bagian lain. Saat ini menurut Operator Persuratan KPU RI, Irfani, aplikasi SIAP masih diujicobakan atau diterapkan antar KPU Provinsi dan KPU RI. “Setelah itu baru akan diterapkan di KPU Kabupaten/ Kota,” kata Irfani.Ditambahkan oleh Andi, aplikasi SIAP dikembangkan dengan berbasis web. Untuk masuk atau login ke aplikasi pengguna perlu web browser untuk menjalankannya dan mengarahkan web browser ke alamat (web address) yang ditentukan oleh administrator/pengelola sistem, yang dalam hal ini admin Bagian TU Biro Umum KPU RI. (Srk)
